Ersättningspolicy
Typ:	Policy
Fastställd av:	Förbundsstyrelsen
Fastställd vid möte:	FS 2024-09-21
Version:	1.0
Giltighetstid:	Tillsvidare

Syfte
Ung Pirat strävar efter en trevlig och välmående miljö under arrangemang som förbundet anordnar. Denna policy har därför som syfte att tydligt visa vilka villkor som gäller, både för deltagare och arrangörer. Exempelvis kring ekonomisk ersättning samt vad som är önskvärt både i miljö, bekvämliga och ekonomiska aspekter.
Texter i dokumentet som är kursivstil är fastställd av ett kongressbeslut och kan därför inte ändras eller tas bort av förbundsstyrelsen.

Tillämpning
Policyn gäller för såväl anställda och arvoderade inom förbundet, för funktionärer på arrangemang som förbundet anordnar samt deltagare på sådana arrangemang till och med det år personen fyller 30 år. Ytterligare villkor kan gälla för arvoderade samt på digitala aktiviteter.

Bestämmelser
För att få ersättning från Ung Pirat behöver någon med befogenhet godkänna utlägget. För att få ersättning ska utlägget styrkas med kvitto eller motsvarande.

Logi
Vid längre arrangemang ordnade av Ung Pirat (såsom läger, kongresser eller dylikt) ska förbundet erbjuda eller ersätta ekonomiskt för sovplatser som är av vandrarhemsstandard eller annat som är motiverat av praktiska skäl. Dessa bör i möjligaste mån vara i nära anslutning till evenemanget.
Vid närvaro och representation på externa event får enklare övernattning (exempelvis golvlogi i sovsal) förekomma om det är motiverat av praktiska eller kostnadsskäl. Detta skall tydligt kommuniceras i förväg till deltagarna.
Ung Pirat skall alltid sträva efter att ge deltagare möjlighet till en god natts sömn.

Mat
Alla som har fått godkänt för en tjänsteresa eller en resa på uppdrag av förbundet har rätt till ersättning för mat och måltidsdryck under resan gång, under vistelsen på resmålet, samt under hemresan.
Vid tjänstgöring eller deltagande på plats utan resa har den anställde eller uppdragstagaren rätt till ersättning för mat och måltidsdryck under hela tjänstgörings- eller uppdragstiden.
Mat ersätts som regel i enlighet med Skatteverkets föreskrifter om förmån av fri kost. Kostnader som överstiger över 50% av detta måste godkännas av förbundsstyrelsen innan ersättningen utbetalas. Vid längre arbetstillfällen och möten är det tillåtet att även begära rimlig ersättning för fika, läsk och godis.
Ung Pirat respekterar varje individs kostval och eventuella matallergier. Som standard ska mat serveras som ger alla deltagare samma möjlighet att äta fullvärdig, näringsriktig och god mat.
Under förbundets arrangemang ska man må bra och inte behöva vara hungrig.

Telefonkostnader
Telefonkostnader kan ersättas av förbundet. Personen kan antingen uppvisa en specificerad telefonräkning och begära en exakt summa eller genom en schablonsumma som baseras på en jämförelse mot gamla telefonräkningar.

Resor
Förbundet ska stå för kostnader av resa som måste göras i tjänst eller på uppdrag av förbundet.
För att få resor betalda skall:
Skälet till resan vara legitimt.
Resan gå mellan hemort och slutdestinationen. Om någon önskar avresa från eller ankomma i någon annan ort än hemorten så ska denna endast få godkänt för ett belopp upp till kostnaden för resa till hemorten.
Resan ska bokas så lång tid i förväg som möjligt för att hålla nere kostnaderna.
Vid resa från utomlands ersätter förbundet resan med upp till 1 500 kr per enkel resa.
Som hemort definieras där personen i fråga är folkbokförd.

Färdsätt
Vid resebokning ska främst miljövänlighet prioriteras, därefter restid och kostnad. Detta kan avvikas från av praktiska skäl.
Vid bokning av resa ska det billigaste alternativet för resan väljas om det är möjligt. Liggvagn eller sovvagn är acceptabelt vid längre tågresor.
Om resor går att boka ombokningsbara eller återbetalningsbara bör detta väljas om resan bokas mer än två månader i förväg.

Återbetalningsskyldighet
Om förbundet betalar en ersättningsberättigad aktivitet eller resa och den inte utnyttjas på grund av omständigheter som ligger inom den enskilde personens kontroll kan denne bli återbetalningsskyldig. Omständigheter inom personens kontroll innebär exempelvis:
Missad aktivitet på grund av egen försummelse eller glömska.
Felaktig planering eller resebokning som leder till att personen inte kan delta.
Medvetet beslut att inte delta i aktiviteten utan godtagbar anledning.
Skäl som var kända men som inte meddelades då aktiviteten bokades.
Exempel på omständigheter utanför personens kontroll som inte leder till återbetalningsskyldighet inkluderar:
Oförutsedda händelser som naturkatastrofer eller extrema väderförhållanden.
Plötsliga och allvarliga sjukdomar eller olyckor som kan styrkas med exempelvis med läkarintyg. Andra förhinder som är akuta eller annars omöjliga att påverka.
Inställda arrangemang på grund av beslut från arrangören eller andra externa parter.
I de fall en aktivitet inte kan genomföras och det finns oanvända medel kvar, ska dessa medel återbetalas till förbundet. Personen i fråga ska inte hållas återbetalningsskyldig för belopp som redan använts för utgifter som inte kan återfås, utan endast för den del av medlen som återstår.
5 / 5